Check: Erfolgs-Bewertung nach Business Excellence (Ubuntu) durchführen

Wie bei einem klassischen Assessment wird auch die Erfolgsbewertung individuell an die Organisation angepasst. Dafür ist eine kurze Beschreibung der Organisation notwendig, wie sie üblicherweise im Rahmen der Einleitung von Assessments erstellt wird. Diese Beschreibung unterstützt sowohl euch als auch die Assessoren und die KI. Auf Basis der Beschreibung entwickelt die KI passgenaue und relevante gute Praktiken für die verschiedenen Erfolgsfaktoren.

Die Erstellung dieser Beschreibung ist ein einmaliger Prozess, der von der Reiseleitung durchgeführt wird. Der Zeitaufwand variiert je nach Erfahrung der Reiseleitung und der Verfügbarkeit bestehender Beschreibungen und liegt zwischen 2 Stunden und einem Tag.

Die Erfolgsbewertung ist so gestaltet, dass alle Fragebögen mit gesundem Menschenverstand beantwortet werden können. Wir verwenden eine einfache Sprache und stellen zusätzlich ein E-Learning zur Business Excellence bereit. Alle Fragen sind optional, was bedeutet, dass die Teilnehmer nur zu den Themen Feedback geben, zu denen sie möchten und können.

Natürlich ist das System nicht vollkommen. Hier kommt die Reiseleitung ins Spiel: Ihre Aufgabe ist es, die Teilnehmer zu unterstützen und bei schwierigen Fragestellungen oder Interpretationen zu helfen.

Eine fundierte 360-Grad-Reflexion ist von Natur aus anspruchsvoll. Die Technik erleichtert den Prozess zwar, dennoch bleibt es eine kritische Selbstreflexion. Dabei sorgt das System jedoch dafür, dass keine Überforderung entsteht. Es leitet die Nutzer durch den Prozess, gibt Anregungen und fasst die Beiträge übersichtlich zusammen. Die Sprache ist bewusst einfach und verständlich gehalten.

Um den Prozess angenehmer zu gestalten, gibt es verschiedene Ansätze: Pausen einlegen, sich auf ausgewählte Aspekte konzentrieren oder die Erfolgsbewertung gemeinsam im Team vor Ort durchführen.

Im analogen Leben nehmen wir uns oft mehrere Monate Zeit, um eine klassische Bewerbungsschrift zu erstellen. Unser Anspruch ist es, diesen Prozess auf Wochen oder sogar Tage zu verkürzen. Der Rekord für eine fundierte Erfolgsbewertung mit 15 Personen liegt bei nur 2,5 Stunden. Für ein Assessment ist das allerdings nicht realistisch.

Wir empfehlen, den Prozess möglichst zügig abzuschließen, idealerweise innerhalb einer Woche, jedoch nicht länger als vier Wochen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht zu verlieren. Das Team sollte einen Zeitraum auswählen, in dem jeder seinen Beitrag leisten kann. Jeder Teilnehmer sollte sich hierfür einen halben bis ganzen Tag reservieren.

Der gewählte Zeitraum sollte 1 bis 3 Monate vor dem Assessment liegen. So hat das Team ausreichend Zeit, sich auf die Gespräche vorzubereiten und erste Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen. 

Für die Durchführung gibt es mehrere Varianten. Es liegt an euch, welche Methode euch zusagt und am besten passt. Hier einige Möglichkeiten:

Schneller Ansatz: Die Reiseleitung führt die Bewertung zunächst vollständig durch und lädt anschließend die Teilnehmer ein, an bestimmten Stellen Ergänzungen vorzunehmen. Dieser Ansatz ist besonders effizient.

Individuelle Bearbeitung: Die Reiseleitung lädt alle Teilnehmer ein, unabhängig voneinander am System zu arbeiten. Nach einer Woche trifft sich das Team, um die Ergebnisse gemeinsam zu prüfen und zu ergänzen.

Workshop-Format: Die Reiseleitung organisiert Workshops, beispielsweise im Format „In 5 Tagen zum Erfolg“. In jedem Workshop wird ein Element der Erfolgsbewertung im Gremium behandelt. Die Reiseleitung dokumentiert die Ansichten und Beiträge des Teams direkt im System. Das Workshop-Protokoll dient automatisch als Grundlage für die Bewertung.

Stellen wir uns vor, eine Organisation möchte Erfolgsbewertungen für ihre verschiedenen Organisationseinheiten durchführen. Wie geht man dabei effizient vor?

Im System können die Organisationseinheiten bzw. Teams einzeln angelegt werden. Die Beschreibung der Organisation erfolgt dabei auf der obersten Ebene, was globale Einstellungen vereinfacht, da sie nur einmal festgelegt werden müssen. Die Teams haben anschließend im Erfolgsweg die Möglichkeit, ihre spezifischen Eigenheiten wie Prozesse oder strategische Herausforderungen anzugeben. Dadurch bleibt viel Spielraum für individuelle Anpassungen.

Die Teams können parallel an ihren Erfolgsbewertungen arbeiten. Jedes Team hat dabei einen geschützten Bereich und erhält eigene, individuell zugeschnittene Berichte.

Ein Schwachpunkt der klassischen Bewerbungsschrift ist die Offenheit. Da man ein gutes Assessment-Ergebnis will, stellt man sich möglichst gut dar. Hier ist die Motivation eine andere. Ihr wollt besser werden, Aufwand sparen und euch optimal auf das Assessment vorbereiten. Um das zu erreichen, solltet ihr vollkommen offen und ehrlich sein. Euer Ziel ist, euch so gut wie möglich selbst zu reflektieren. Und dazu gehören alle Verbesserungs-Potenziale.

Welche Unterlagen ihr den Assessoren zur Verfügung stellt, ist eine andere Sache. Ihr habt z.B. die Möglichkeit, dem Team nur eure Beschreibung und eure Stärken mitzuteilen. Es liegt dann an den Assessoren, diese zu validieren und Verbesserungs-Potenziale aufzuspüren.  

Die Berichte werden auf zwei unterschiedliche Arten erstellt:

Echtzeit-Dokumentation: Das System dokumentiert und berechnet eure Eingaben sofort. Das bedeutet, ihr habt jederzeit direkten Zugriff auf die aktuellen Ergebnisse.

Abschlussbericht: Am Ende des Prozesses, wenn alle Teilnehmer ihre Beiträge geleistet haben, kommt eine zweite Methode ins Spiel. Bei einem klassischen Assessment notieren Assessoren zunächst alle Details und erstellen anschließend einen Bericht – ein Prozess, der oft mehrere Tage dauert. Im System übernimmt diese Aufgabe die KI, die den Bericht automatisch erstellt. Dieser Vorgang dauert etwa 20 Minuten. Die fertigen Berichte stehen euch als PDF-Download zur Verfügung.

Die klare Antwort lautet: Nein! Assessoren haben keinen Zugang zum System und zu den Daten.

Die Erfolgsbewertung und das Assessment sind zwei strikt getrennte Prozesse. Es liegt allein bei euch, welche Informationen ihr den Assessoren zur Verfügung stellt.

Im realen, analogen Leben haben wir oft das Bedürfnis, zu sehen, was sich seit dem letzten Assessment verbessert hat – wir möchten vergleichen.

Allerdings hat sich in der Zwischenzeit oft vieles verändert: das Umfeld, interne Verhältnisse oder neue Herausforderungen. Daher empfehlen wir, eine neue, frische Erfolgsbewertung zu erstellen. Die neuen Berichte könnt ihr anschließend mit den alten vergleichen.

Das ist nicht nur sinnvoller, sondern auch besser für den Datenschutz.

Leider nein.

Das System ist keine „eierlegende Wollmilchsau“. Es ist nicht perfekt und braucht Zeit, um die Informationen zu verarbeiten. Die KI kennt eure Organisation nicht so gut wie ihr selbst und liegt auch mal daneben. Automatische Berichte sind hilfreich, aber sie erreichen nicht die Tiefe und Präzision eines Berichts, der von erfahrenen Assessoren erstellt wurde.

Aber: In Summe ist es ein ausgezeichnetes Werkzeug. Es bietet ein durchdachtes Paket, das euch effizient zum Ziel führt, viel Zeit spart und einen hohen Nutzen stiftet. Es ist nicht perfekt, aber es ist sehr gut darin, was es tut.