Was kennzeichnet gutes Prozess-Management?
Im privaten Bereich sind Prozesse genauso präsent wie im Geschäftsumfeld, wenn auch vielleicht weniger formalisiert. Nehmen wir zum Beispiel den “Urlaubsprozess” in einer Familie:
Die Planung eines Urlaubs beginnt oft Monate im Voraus, wobei jedes Familienmitglied seine eigenen Vorstellungen und Wünsche hat. Es beginnt mit der Auswahl eines Reiseziels, gefolgt von der Buchung von Transport und Unterkunft, der Planung von Aktivitäten und letztendlich der tatsächlichen Reise selbst. Dies erfordert Koordination, Kommunikation und oft auch ein wenig Kompromissbereitschaft, um sicherzustellen, dass der Urlaub für alle Beteiligten angenehm wird.
In ähnlicher Weise wird die Strategie eines Unternehmens über festgelegte Prozesse umgesetzt. Projekte können dazu dienen, die Prozesse zu verbessern. Am Ende sind es aber immer die Prozesse, mit denen die Unternehmensziele erreicht werden. Das Ziel des Prozessmanagements besteht nun darin, die Prozesse so zu optimieren, dass sie wirksam und effizient zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
5 Schlüsselprinzipien des Prozessmanagements
Um die Vorteile des Prozessmanagements optimal zu nutzen, sind diese fünf Schlüsselprinzipien hilfreich:
Interessengruppen-Orientierung: Prozessmanagement sollte darauf ausgerichtet sein, die Bedürfnisse und Erwartungen aller relevanten Interessengruppen ausgewogen zu erfüllen. In allen Prozessen ist natürlich die Kundenorientierung dabei ein zentraler Aspekt.
Ganzheitliches Denken: Prozesse sind stets als Ganzes bzw. vollständig zu betrachten. Um eine reibungslose Durchführung sicherzustellen, solltet ihr vom Anfang bis zum Ende alles durchdenken (End-to-End). Das heisst, ihr solltet alle Abteilungen, Bereiche und Partner einbeziehen, die vom Prozess betroffen sind. Oft sind es nicht die Prozesse selbst, sondern die Schnittstellen zwischen den Prozessen und Beteiligten, die zu hohem Aufwand führen.
Kontinuierliche Verbesserung: Prozessmanagement ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Ihr solltet daher eure Prozesse regelmässig überprüfen und optimieren, um eine hohe Effizienz und Produktivität zu erreichen. Dazu gehört auch die Standardisierung, welche eine Voraussetzung für kostengünstige Automatisierung ist.
Messbarkeit und Transparenz: Prozesse sollten messbar sein, um ihre Leistung bewerten und verbessern zu können. Ihr solltet also geeignete Kennzahlen und Messgrößen definieren, um die Wirksamkeit ihrer Prozesse zu überwachen. Stellt euch die Frage “Woran merken wir, dass wir wirklich besser geworden sind“?
Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit: Prozessmanagement erfordert eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern in den Prozessen. Eine transparente Kommunikation und ein regelmäßiger Austausch von Informationen sind wichtig.
Um diese Prinzipien anzuwenden, solltet ihr mit Prozessen anfangen, bei denen ihr mit Prozess-Management den grössten Nutzen bewirken könnt. Für jeden Prozess solltet ihr eine verantwortliche Person sowie eine Stellvertretung bestimmen. Als Messgrössen könnt ihr euch auf diejenigen Punkte konzentrieren, die bisher gar nicht gut klappen.
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