Was sind unterstützende Prozesse?

Was sind unterstützende Prozesse?

Die Strategie wird im Unternehmen über Prozesse umgesetzt. Prozesse sind all diejenigen Abläufe, die im Unternehmen tagtäglich und wiederkehrend geschehen. Prozesse werden üblicherweise in wertschöpfende (z.B. Brötchen backen) und unterstützende Prozesse (z.B. Finanzen handhaben) unterteilt. Wertschöpfende Prozesse heissen so, weil sie Wert für Interessengruppen erzeugen (z.B. Brötchen backen für Kunden).

Unterstützende Prozesse heissen so, weil sie die wertschöpfenden Prozesse unterstützen. Hauptaufgabe dieser Prozesse ist es, den Wert für Interessengruppen bei möglichst wenig Aufwand weiter zu steigern. Unterstützende Prozesse sind eher standardisiert (z.B. Buchhaltung).

Manchmal sind die unterstützenden Prozesse sowohl buchstäblich erfolgskritisch. Wenn wir etwa Kinder oder Haustiere im Alltag bei Abwesenheit nicht gut versorgen können (“Familien-Prozess”), können wir ggf. überhaupt gar nicht im Büro arbeiten. Oder wenn in der Fabrik die Arbeitssicherheit nicht gewährleistet wird, darf die Arbeit rein gesetzlich nicht vollzogen werden.

Auf der anderen Seite passiert es auch schnell, dass die unterstützenden Prozesse ausufern, was zu Ineffizienzen und hohen indirekten Kosten führt, welche die Wertschöpfung unnötig verteuern. Damit die unterstützenden Prozesse auch die Wertschöpfung verbessern, sollten sie einerseits wirksam und anderseits effizient sein. Um das festzustellen, helfen Prozesskennzahlen und Analysen.  

Machen wir zum Abschluss noch ein Beispiel:

Stellen wir uns einen Besuch in einer tollen Bäckerei vor. Hinter all der Magie steht eine Reihe von unterstützenden Prozessen, die wie die unsichtbaren Fäden eines Marionettenspiels wirken, um ein harmonisches und erfolgreiches Geschäft zu gewährleisten:

  • Beginnen wir mit der Reinigung, einem Prozess, der oft übersehen wird, aber von entscheidender Bedeutung ist. In unserer Bäckerei stellt die Reinigung sicher, dass jede Oberfläche glänzt und jede Ecke hygienisch ist, schafft eine einladende Atmosphäre für die Kunden und ein sicheres Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter. 
  • Als nächstes betrachten wir das Gebäudemanagement. Es kümmert sich um alles, von der Instandhaltung der Backöfen bis zur Gestaltung des Verkaufsraums, und stellt sicher, dass die physische Umgebung optimal funktioniert. 
  • Der Personaleinsatz ist ein weiterer kritischer unterstützender Prozess. In unserer Bäckerei sorgt er dafür, dass die Mitarbeitenden geschult, motiviert und an den richtigen Tagen und Zeiten verfügbar sind. 
  • Schließlich kommen wir zum Strategie-Prozess. Dieser unterstützende Prozess hilft der Bäckerei, geeignete Ziele zu definieren, Ressourcen klug zu nutzen und die Zukunft nachhaltig zu gestalten.

Antworten

1. Erfolg anstreben

Gesamtbeurteilung: Die Motivation und das Engagement des Teams sind erkennbar und bilden eine solide Grundlage für den Erfolg. Es gibt ein gemeinsames Verständnis für den Zweck der Organisation und eine positive Grundhaltung, die das Team antreibt.

Wesentliche Stärken:

  • Das Team ist sich einig über den sinnvollen Zweck seiner Arbeit und zeigt eine positive Einstellung.
  • Die Identität der Organisation wird gestärkt und es gibt ein attraktives Zielbild, das die Mitarbeitenden motiviert.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Es könnte hilfreich sein, die Nutzung der eigenen Stärken noch weiter zu fördern, um das volle Potenzial des Teams auszuschöpfen.

2. Erwartungen handhaben

Gesamtbeurteilung: Das Team hat ein gutes Verständnis für die Erwartungen verschiedener Interessengruppen, insbesondere der Entscheidungsträger. Allerdings gibt es Raum für Verbesserungen im Umgang mit Konflikten und bei der Voraussicht zukünftiger Erwartungen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Erwartungen der wichtigen Entscheider werden sehr gut verstanden und berücksichtigt.
  • Das Verständnis für die Erwartungen der Gesellschaft ist ebenfalls stark ausgeprägt.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Fähigkeit, zukünftige Erwartungen zu erforschen und schwere Konflikte frühzeitig zu lösen, sollte weiterentwickelt werden.
  • Das Verständnis für die Erwartungen der Partner und Lieferanten könnte verbessert werden.

3. Ausgewogen planen

Gesamtbeurteilung: Es gibt gute Ansätze, um auf die Erwartungen der Interessengruppen zu reagieren. Die strategische Zielsetzung ist vorhanden, jedoch scheint die Planung in Bezug auf Anpassungsfähigkeit und das Verhältnis von Leistung und Wirkung verbesserungswürdig.

Wesentliche Stärken:

  • Das Team hat klare Antworten auf die Erwartungen der verschiedenen Gruppen und verfolgt einen Plan, der im Arbeitsalltag funktioniert.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Anpassungsfähigkeit in der Planung sollte erhöht werden, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können.
  • Die Entwicklung eines Plans mit einem besseren Verhältnis von Leistung und Wirkung könnte die Effizienz steigern.

4. Praktisch umsetzen

Gesamtbeurteilung: Die Umsetzung der Pläne und Ziele wird durch ein starkes Team und eine förderliche Kultur unterstützt. Es gibt jedoch deutlichen Verbesserungsbedarf im Umgang mit Technologien und bei der Nutzung von Daten und Informationen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Führung wird als sehr förderlich wahrgenommen und das Team als stark eingeschätzt.
  • Es gibt eine Kultur, die kontinuierliche Verbesserungen unterstützt und das Wissen wird effektiv genutzt.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Nutzung von Technologien und die angemessene Dokumentation sind Bereiche, in denen das Team deutlich zulegen kann.
  • Die angemessene Nutzung sonstiger Ressourcen sollte ebenfalls in den Fokus genommen werden.

5. Erfolg sicherstellen

Gesamtbeurteilung: Das Team ist auf einem guten Weg, den Erfolg zu sichern, mit einer allgemeinen Zufriedenheit der Interessengruppen und einer positiven Einstellung zur Zukunftssicherung. Dennoch gibt es Verbesserungspotenzial bei der Messung und Steigerung der Zufriedenheit bestimmter Gruppen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Zufriedenheit der Kunden wird aktiv verbessert und die Existenz der Organisation für die Zukunft wird als gesichert angesehen.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Messung der Zufriedenheit, insbesondere bei der Gesellschaft und den Partnern sowie Lieferanten, sollte verbessert werden, um gezielter auf Bedürfnisse eingehen zu können.
  • Die Zufriedenheit der Gesellschaft ist ein Bereich, der besondere Aufmerksamkeit erfordert.

Fazit

Das Team des Job Centers zeigt eine starke Motivation und ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse der Interessengruppen. Es gibt eine förderliche Kultur und Führung, die die Umsetzung von Zielen unterstützt. Um den Erfolg langfristig zu sichern, sollten insbesondere die Nutzung von Technologien und die Anpassungsfähigkeit in der Planung verbessert werden. Zudem ist es wichtig, die Zufriedenheit aller Interessengruppen regelmäßig zu messen und aktiv zu steigern, um den Service kontinuierlich zu verbessern und den Herausforderungen der Zukunft gewachsen zu sein.