Was kennzeichnet gutes Prozess-Management?

Was kennzeichnet gutes Prozess-Management?

Im privaten Bereich sind Prozesse genauso präsent wie im Geschäftsumfeld, wenn auch vielleicht weniger formalisiert. Nehmen wir zum Beispiel den “Urlaubsprozess” in einer Familie:

Die Planung eines Urlaubs beginnt oft Monate im Voraus, wobei jedes Familienmitglied seine eigenen Vorstellungen und Wünsche hat. Es beginnt mit der Auswahl eines Reiseziels, gefolgt von der Buchung von Transport und Unterkunft, der Planung von Aktivitäten und letztendlich der tatsächlichen Reise selbst. Dies erfordert Koordination, Kommunikation und oft auch ein wenig Kompromissbereitschaft, um sicherzustellen, dass der Urlaub für alle Beteiligten angenehm wird.

In ähnlicher Weise wird die Strategie eines Unternehmens über festgelegte Prozesse umgesetzt. Projekte können dazu dienen, die Prozesse zu verbessern. Am Ende sind es aber immer die Prozesse, mit denen die Unternehmensziele erreicht werden. Das Ziel des Prozessmanagements besteht nun darin, die Prozesse so zu optimieren, dass sie wirksam und effizient zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

5 Schlüsselprinzipien des Prozessmanagements

Um die Vorteile des Prozessmanagements optimal zu nutzen, sind diese fünf Schlüsselprinzipien hilfreich:

  1. Interessengruppen-Orientierung: Prozessmanagement sollte darauf ausgerichtet sein, die Bedürfnisse und Erwartungen aller relevanten Interessengruppen ausgewogen zu erfüllen. In allen Prozessen ist natürlich die Kundenorientierung dabei ein zentraler Aspekt. 

  2. Ganzheitliches Denken: Prozesse sind stets als Ganzes bzw. vollständig zu betrachten. Um eine reibungslose Durchführung sicherzustellen, solltet ihr vom Anfang bis zum Ende alles durchdenken (End-to-End). Das heisst, ihr solltet alle Abteilungen, Bereiche und Partner einbeziehen, die vom Prozess betroffen sind. Oft sind es nicht die Prozesse selbst, sondern die Schnittstellen zwischen den Prozessen und Beteiligten, die zu hohem Aufwand führen. 

  3. Kontinuierliche Verbesserung: Prozessmanagement ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Ihr solltet daher eure Prozesse regelmässig überprüfen und optimieren, um eine hohe Effizienz und Produktivität zu erreichen. Dazu gehört auch die Standardisierung, welche eine Voraussetzung für kostengünstige Automatisierung ist.

  4. Messbarkeit und Transparenz: Prozesse sollten messbar sein, um ihre Leistung bewerten und verbessern zu können. Ihr solltet also geeignete Kennzahlen und Messgrößen definieren, um die Wirksamkeit ihrer Prozesse zu überwachen. Stellt euch die Frage “Woran merken wir, dass wir wirklich besser geworden sind“?

  5. Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit: Prozessmanagement erfordert eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern in den Prozessen. Eine transparente Kommunikation und ein regelmäßiger Austausch von Informationen sind wichtig. 

Um diese Prinzipien anzuwenden, solltet ihr mit Prozessen anfangen, bei denen ihr mit Prozess-Management den grössten Nutzen bewirken könnt. Für jeden Prozess solltet ihr eine verantwortliche Person sowie eine Stellvertretung bestimmen. Als Messgrössen könnt ihr euch auf diejenigen Punkte konzentrieren, die bisher gar nicht gut klappen.   

Antworten

1. Erfolg anstreben

Gesamtbeurteilung: Die Motivation und das Engagement des Teams sind erkennbar und bilden eine solide Grundlage für den Erfolg. Es gibt ein gemeinsames Verständnis für den Zweck der Organisation und eine positive Grundhaltung, die das Team antreibt.

Wesentliche Stärken:

  • Das Team ist sich einig über den sinnvollen Zweck seiner Arbeit und zeigt eine positive Einstellung.
  • Die Identität der Organisation wird gestärkt und es gibt ein attraktives Zielbild, das die Mitarbeitenden motiviert.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Es könnte hilfreich sein, die Nutzung der eigenen Stärken noch weiter zu fördern, um das volle Potenzial des Teams auszuschöpfen.

2. Erwartungen handhaben

Gesamtbeurteilung: Das Team hat ein gutes Verständnis für die Erwartungen verschiedener Interessengruppen, insbesondere der Entscheidungsträger. Allerdings gibt es Raum für Verbesserungen im Umgang mit Konflikten und bei der Voraussicht zukünftiger Erwartungen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Erwartungen der wichtigen Entscheider werden sehr gut verstanden und berücksichtigt.
  • Das Verständnis für die Erwartungen der Gesellschaft ist ebenfalls stark ausgeprägt.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Fähigkeit, zukünftige Erwartungen zu erforschen und schwere Konflikte frühzeitig zu lösen, sollte weiterentwickelt werden.
  • Das Verständnis für die Erwartungen der Partner und Lieferanten könnte verbessert werden.

3. Ausgewogen planen

Gesamtbeurteilung: Es gibt gute Ansätze, um auf die Erwartungen der Interessengruppen zu reagieren. Die strategische Zielsetzung ist vorhanden, jedoch scheint die Planung in Bezug auf Anpassungsfähigkeit und das Verhältnis von Leistung und Wirkung verbesserungswürdig.

Wesentliche Stärken:

  • Das Team hat klare Antworten auf die Erwartungen der verschiedenen Gruppen und verfolgt einen Plan, der im Arbeitsalltag funktioniert.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Anpassungsfähigkeit in der Planung sollte erhöht werden, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können.
  • Die Entwicklung eines Plans mit einem besseren Verhältnis von Leistung und Wirkung könnte die Effizienz steigern.

4. Praktisch umsetzen

Gesamtbeurteilung: Die Umsetzung der Pläne und Ziele wird durch ein starkes Team und eine förderliche Kultur unterstützt. Es gibt jedoch deutlichen Verbesserungsbedarf im Umgang mit Technologien und bei der Nutzung von Daten und Informationen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Führung wird als sehr förderlich wahrgenommen und das Team als stark eingeschätzt.
  • Es gibt eine Kultur, die kontinuierliche Verbesserungen unterstützt und das Wissen wird effektiv genutzt.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Nutzung von Technologien und die angemessene Dokumentation sind Bereiche, in denen das Team deutlich zulegen kann.
  • Die angemessene Nutzung sonstiger Ressourcen sollte ebenfalls in den Fokus genommen werden.

5. Erfolg sicherstellen

Gesamtbeurteilung: Das Team ist auf einem guten Weg, den Erfolg zu sichern, mit einer allgemeinen Zufriedenheit der Interessengruppen und einer positiven Einstellung zur Zukunftssicherung. Dennoch gibt es Verbesserungspotenzial bei der Messung und Steigerung der Zufriedenheit bestimmter Gruppen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Zufriedenheit der Kunden wird aktiv verbessert und die Existenz der Organisation für die Zukunft wird als gesichert angesehen.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Messung der Zufriedenheit, insbesondere bei der Gesellschaft und den Partnern sowie Lieferanten, sollte verbessert werden, um gezielter auf Bedürfnisse eingehen zu können.
  • Die Zufriedenheit der Gesellschaft ist ein Bereich, der besondere Aufmerksamkeit erfordert.

Fazit

Das Team des Job Centers zeigt eine starke Motivation und ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse der Interessengruppen. Es gibt eine förderliche Kultur und Führung, die die Umsetzung von Zielen unterstützt. Um den Erfolg langfristig zu sichern, sollten insbesondere die Nutzung von Technologien und die Anpassungsfähigkeit in der Planung verbessert werden. Zudem ist es wichtig, die Zufriedenheit aller Interessengruppen regelmäßig zu messen und aktiv zu steigern, um den Service kontinuierlich zu verbessern und den Herausforderungen der Zukunft gewachsen zu sein.