Wie funktionieren die Fragebögen?

Wie funktionieren die Fragebögen?

Das Dilemma von Fragebögen

Im Alltag werden wir oft gebeten, Fragebögen auszufüllen. Allzu gerne machen wir das meistens nicht. Das hat auch oft mit den Fragebögen zu tun.

Einige Fragebögen sind wirklich sehr lang. Das ermüdet uns schnell. Andere sind wiederum sehr kurz. Vor allem wenn Fragebögen kurz sind, sollen wir oft Aussagen beurteilen, die viele “und-Kombinationen” im Satz haben. Z.B. “Wir haben eine schlagkräftige Strategie definiert, kommuniziert und erfolgreich umgesetzt“. In Wahrheit sind das 3 separate Fragen, die jeweils eine eigenständige Bewertung verdienen.

Schliesslich werden wir oft anhand einer ausgedehnten Likert-Skala aufgefordert, dies zu beurteilen, und zwar von “überhaupt nicht” bis hin zu “vollumfänglich”. Überfordert kreuzen wir im Zweifel die Mitte an.

Vor allem bei schwierigen Fragen oder bei neuen Themen fehlt uns zur seriösen Beantwortung häufig der Kontext, das Wissen oder wichtige Details. Wir beantworten in der Konsequenz nicht selten Fragen rein aus dem Bauch heraus.

Letztlich werden viele Fragen einer einzigen Person gestellt. Beispielsweise einer Führungskraft. Diese soll nicht selten ein sehr breites Thema kompetent adressieren. Dies geht in unserer arbeitsteiligen Welt aber an der Realität vorbei. Das Wissen ist heute auf viele Know-Know Träger verteilt.

Vorgehensweise bei Erfolgsucher

Grundlagen und Zweck der Fragebögen

  • (Fast) alle Fragebögen sind optional: Du entscheidest, ob du sie ausfüllst.
  • Deine Mitarbeit zählt: Je gewissenhafter du die Bögen ausfüllst, umso grösser ist der Nutzen für dich und das Team.
  • Optionale Vertiefung: Du hast in vielen Fragebögen die Möglichkeit, Fragen vertieft zu beantworten. Eine Vertiefung ist sehr wertvoll für euer Team und euren Bericht.
  • Gesamtbild: Alle im Team füllen dieselben Fragebögen aus. So können allen mit ihrem spezifischen Know-how und Wissen beitragen.

Bedienung und Symbolik

  • Einführung in die Materie: Du wirst nie unvorbereitet mit Fragen konfrontiert. Vor jedem Fragebogen erhältst du eine Einführung, sodass du genau weisst, welches Thema dich erwartet.
  • Hilfestellungen bei Fragen: Schwierigere Fragen sind mit einem “?” markiert. Klicke darauf, um zusätzliche Erklärungen zu erhalten.
  • Weiss nicht“: Wenn du eine Frage nicht beantworten kannst, dann antworte nicht. Nicht antworten zählt automatisch als “weiss nicht“.
  • Bewertungssystem: Wir nutzen in der Regel eine 4er Likert-Skala. Das bedeutet, es gibt keine neutrale Antwortmöglichkeit wie “Egal”. Du wählst zwischen “eher ja” und “eher nein”.
  • Auswahlfelder und Prioritäten: Oft kannst du nur eine begrenzte Anzahl von Optionen ankreuzen. Das dient dazu, Prioritäten zu setzen. Einige Bögen verlangen auch, dass du zuerst Optionen auswählst und sie dann nach ihrer Wichtigkeit ordnest.
  • KI-Unterstützung: In einigen Fragebögen kann dich die KI optional unterstützen. Z.B. kannst du manchmal eine Rechtschreib-Korrektur anfordern.

Datenschutz und Anonymität

  • Anonyme Bewertungen: Bei Bewertungsfragen sind keine Rückschlüsse auf Personen möglich. Teile also frei und ohne Bedenken deine Einschätzung mit!
  • Personalisierte Textantworten: Beachte, dass Textantworten den Autor anzeigen. Das Team soll so wissen, mit wem es über einen bestimmten Punkt diskutieren kann.
  • Geschütztes Umfeld: Nur das Team selber kann später die Team-Auswertungen sehen. 

Besonderheiten und wiederholte Eingaben

  • “Smarte Fragebögen”: Unsere Fragebögen sind intelligent. Sie erkennen, ob du sie schon einmal ausgefüllt hast und informieren dich darüber. Zudem aktualisieren sie sich automatisch.
  • Wiederholte Eingaben: Einige Fragebögen lassen sich mehrmals ausfüllen. Manche berücksichtigen nur deine neuesten Antworten, während andere alle deine Eingaben speichern und auswerten. Nach dem Absenden wird dir angezeigt, um welche Art von Fragebogen es sich handelt.
  • Persönliche Entwicklung: Einige Bögen dienen deiner persönlichen Entwicklung und sind nur für dich einsehbar. Das gilt in erster Linie für dein digitales Notizbuch.

Speicherung und Nach-Bearbeitung

  • Automatische Verarbeitung: Nachdem du “Senden” geklickt hast, werden deine Antworten gespeichert. Oft werden dabei auch gleich Berichte dynamisch aktualisiert. Du bekommst eine Bestätigung, sobald die Daten erfolgreich gespeichert wurden.
  • Sichtbarkeit deiner Eingaben: Deine Eingaben siehst du an den im Erfolgsweg dafür vorgesehenen Stellen. Persönliches siehst du im deinem Notizbuch.
  • Bearbeitung deiner Eingaben: Du kannst deine Textantworten in den Auswertungen löschen. Unter bestimmten Bedingungen sind manchmal auch Nachbearbeitungen möglich. Das ist dann der Fall, wenn keine weiteren Abhängigkeiten bestehen. Eine Abhängigkeit besteht, wenn dein Text mit einem Auswahlfeld (z.B. “Idee”) verknüpft ist.

In Summe haben die Fragebögen folgenden Nutzen für euch:

  • Ihr wisst immer, was ihr da ausfüllt 
  • Ihr habt beim Ausfüllen minimalen Aufwand
  • Ihr habt immer die Wahl – ob und wie wieviel ihr mitteilen wollt
  • Ihr könnt wirklich alle zum Erfolg beitragen
  • Ihr fördert eure Entscheidungs- und Prioritäten-Freude
  • Ihr sammelt auf einfache Art sehr wertvolle Erkenntnisse

Antworten

1. Erfolg anstreben

Gesamtbeurteilung: Die Motivation und das Engagement des Teams sind erkennbar und bilden eine solide Grundlage für den Erfolg. Es gibt ein gemeinsames Verständnis für den Zweck der Organisation und eine positive Grundhaltung, die das Team antreibt.

Wesentliche Stärken:

  • Das Team ist sich einig über den sinnvollen Zweck seiner Arbeit und zeigt eine positive Einstellung.
  • Die Identität der Organisation wird gestärkt und es gibt ein attraktives Zielbild, das die Mitarbeitenden motiviert.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Es könnte hilfreich sein, die Nutzung der eigenen Stärken noch weiter zu fördern, um das volle Potenzial des Teams auszuschöpfen.

2. Erwartungen handhaben

Gesamtbeurteilung: Das Team hat ein gutes Verständnis für die Erwartungen verschiedener Interessengruppen, insbesondere der Entscheidungsträger. Allerdings gibt es Raum für Verbesserungen im Umgang mit Konflikten und bei der Voraussicht zukünftiger Erwartungen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Erwartungen der wichtigen Entscheider werden sehr gut verstanden und berücksichtigt.
  • Das Verständnis für die Erwartungen der Gesellschaft ist ebenfalls stark ausgeprägt.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Fähigkeit, zukünftige Erwartungen zu erforschen und schwere Konflikte frühzeitig zu lösen, sollte weiterentwickelt werden.
  • Das Verständnis für die Erwartungen der Partner und Lieferanten könnte verbessert werden.

3. Ausgewogen planen

Gesamtbeurteilung: Es gibt gute Ansätze, um auf die Erwartungen der Interessengruppen zu reagieren. Die strategische Zielsetzung ist vorhanden, jedoch scheint die Planung in Bezug auf Anpassungsfähigkeit und das Verhältnis von Leistung und Wirkung verbesserungswürdig.

Wesentliche Stärken:

  • Das Team hat klare Antworten auf die Erwartungen der verschiedenen Gruppen und verfolgt einen Plan, der im Arbeitsalltag funktioniert.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Anpassungsfähigkeit in der Planung sollte erhöht werden, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können.
  • Die Entwicklung eines Plans mit einem besseren Verhältnis von Leistung und Wirkung könnte die Effizienz steigern.

4. Praktisch umsetzen

Gesamtbeurteilung: Die Umsetzung der Pläne und Ziele wird durch ein starkes Team und eine förderliche Kultur unterstützt. Es gibt jedoch deutlichen Verbesserungsbedarf im Umgang mit Technologien und bei der Nutzung von Daten und Informationen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Führung wird als sehr förderlich wahrgenommen und das Team als stark eingeschätzt.
  • Es gibt eine Kultur, die kontinuierliche Verbesserungen unterstützt und das Wissen wird effektiv genutzt.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Nutzung von Technologien und die angemessene Dokumentation sind Bereiche, in denen das Team deutlich zulegen kann.
  • Die angemessene Nutzung sonstiger Ressourcen sollte ebenfalls in den Fokus genommen werden.

5. Erfolg sicherstellen

Gesamtbeurteilung: Das Team ist auf einem guten Weg, den Erfolg zu sichern, mit einer allgemeinen Zufriedenheit der Interessengruppen und einer positiven Einstellung zur Zukunftssicherung. Dennoch gibt es Verbesserungspotenzial bei der Messung und Steigerung der Zufriedenheit bestimmter Gruppen.

Wesentliche Stärken:

  • Die Zufriedenheit der Kunden wird aktiv verbessert und die Existenz der Organisation für die Zukunft wird als gesichert angesehen.

Wesentliche Verbesserungspotenziale:

  • Die Messung der Zufriedenheit, insbesondere bei der Gesellschaft und den Partnern sowie Lieferanten, sollte verbessert werden, um gezielter auf Bedürfnisse eingehen zu können.
  • Die Zufriedenheit der Gesellschaft ist ein Bereich, der besondere Aufmerksamkeit erfordert.

Fazit

Das Team des Job Centers zeigt eine starke Motivation und ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse der Interessengruppen. Es gibt eine förderliche Kultur und Führung, die die Umsetzung von Zielen unterstützt. Um den Erfolg langfristig zu sichern, sollten insbesondere die Nutzung von Technologien und die Anpassungsfähigkeit in der Planung verbessert werden. Zudem ist es wichtig, die Zufriedenheit aller Interessengruppen regelmäßig zu messen und aktiv zu steigern, um den Service kontinuierlich zu verbessern und den Herausforderungen der Zukunft gewachsen zu sein.