Konflikte bei den Erwartungen zu einer Personal-Beschaffungs-Lösung (“Recruiting”)

Konflikte bei den Erwartungen zu einer Personal-Beschaffungs-Lösung (“Recruiting”)

Ausgangssituation

Als Projektleiter zur Einführung einer Bewerber-Management-Lösung ( Recruiting) für mehrere KMU war es meine Aufgabe, die Anforderungen der Personalabteilungen der KMU aufzunehmen. Ziel war es, den Prozess für alle KMU angemessen zu automatisieren und mit einer gemeinsamen Standardsoftware abzudecken.

Herausforderung

Einige Erwartungen hatten nur ein einzelnes KMU. Einige davon wären sehr aufwändig umzusetzen, u.a. auch aus rechtlichen Gründen. Z.B. forderte ein KMU, dass Bewerbungen, die über E-Mail hereinkommen, auch automatisch samt Anhängen in die IT-Lösung übertragen werden sollten.

Lösungsweg

In das gemeinsame Funktionspaket wurden nur Anforderungen aufgenommen, die für die Zielerreichung notwendig waren. Zudem sonstige Funktionen, die alle KMU haben wollten.

Spezielle Anforderungen wurden den einzelnen KMU in Rechnung gestellt. In den allermeisten Fällen bedeutete dies einen freiwilligen Verzicht.

Bei der angeführten gewünschten Sonderfunktion stellte sich heraus, dass sie im Durchschnitt nur 1-2 mal im Monat vorkam und einen manuellen Zeitaufwand von 10 Minuten verursachte. Die für das HR verantwortliche Person war eine solche Funktion aus einer früheren Anstellung bei einem Grosskonzern gewohnt. Sie hatte dort ihre Erwartung an ein „modernes“ HR-System gebildet. Eine gute Relation von Aufwand und Nutzen war nicht Teil dieser Erwartungshaltung. 

Inspiration

Wer nach Erwartungen fragt, erhält nicht selten ein unbezahlbares Wunschkonzert. Geht den Ursachen der Wünsche also stets auf den Grund und zeichnet ein klares Bild von Aufwand und Nutzen. Vieles regelt sich von alleine, wenn die Konsequenzen der Wünsche an die diejenigen weitergeben werden, die sich das wünschen. Geht dabei diplomatisch vor, denn vielen Personen sind die Konsequenzen ihrer Wünsche oftmals gar nicht bewusst.

1. Erfolg anstreben

Gesamtbeurteilung: Es zeigt sich eine klare Ausrichtung auf Erfolg mit einem guten Verständnis für den Sinn und Zweck der Arbeit. Das Team hat eine positive Grundhaltung und ist sich seiner Stärken bewusst.

  • Stärken: Die Identifikation mit der eigenen Rolle und die Zielorientierung sind hervorzuheben. Die Mitarbeiter verstehen, warum ihre Arbeit wichtig ist und haben ein attraktives Ziel vor Augen.
  • Verbesserungen: Es könnte hilfreich sein, die eigenen Stärken noch gezielter einzusetzen und zu fördern, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

2. Erwartungen handhaben

Gesamtbeurteilung: Das Team hat ein gutes Verständnis für die Erwartungen verschiedener Interessengruppen, insbesondere der Entscheidungsträger.

  • Stärken: Besonders positiv ist das Verständnis für die Erwartungen der Gesellschaft und der Entscheidungsträger hervorzuheben.
  • Verbesserungen: Es besteht Verbesserungsbedarf im Verständnis und in der Vorhersage zukünftiger Erwartungen sowie in der Konfliktlösung.

3. Ausgewogen planen

Gesamtbeurteilung: Das Team hat gute Ansätze für die Planung, aber es gibt Bereiche, in denen die Planung und Anpassungsfähigkeit verbessert werden könnten.

  • Stärken: Die Antworten auf die Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen sind gut durchdacht.
  • Verbesserungen: Es sollte mehr Fokus auf die Entwicklung eines Plans gelegt werden, der sowohl effektiv als auch flexibel ist und im Arbeitsalltag gut funktioniert.

4. Praktisch umsetzen

Gesamtbeurteilung: Das Team ist gut aufgestellt mit einer förderlichen Führung und Kultur. Es gibt jedoch Bereiche, insbesondere im Umgang mit Technologien, die verbessert werden müssen.

  • Stärken: Die Führung ist stark und die Teamkultur unterstützt die Zielerreichung. Das Risikomanagement ist ebenfalls sehr gut.
  • Verbesserungen: Die Nutzung von Technologien und die angemessene Dokumentation sind deutliche Schwachstellen, die angegangen werden sollten.

5. Erfolg sicherstellen

Gesamtbeurteilung: Es gibt ein solides Fundament für die Messung und Steigerung der Zufriedenheit der Interessengruppen, aber es gibt Raum für Verbesserungen, um den Erfolg langfristig zu sichern.

  • Stärken: Die Zufriedenheit der Interessengruppen wird gemessen und es gibt Bestrebungen, diese zu steigern.
  • Verbesserungen: Die Ergebnisse aus den Maßnahmen sollten genutzt werden, um die Dienstleistungen weiter zu verbessern und den Erfolg nachhaltig zu sichern.

Fazit

Das Team des Job Centers zeigt eine starke Ausrichtung auf Erfolg und ein gutes Verständnis für die Bedeutung seiner Arbeit. Es gibt eine positive Grundhaltung und eine starke Führung, die das Team unterstützt. Um die Dienstleistungen weiter zu verbessern, sollte das Team insbesondere die Nutzung von Technologien und die Dokumentation stärken. Zudem ist es wichtig, die Erwartungen der Interessengruppen kontinuierlich zu erforschen und die Anpassungsfähigkeit der Planung zu erhöhen. Durch die konsequente Weiterentwicklung in diesen Bereichen kann das Job Center seinen Erfolg langfristig sichern und ausbauen.