Wann “IT-Umgehungslösungen” nützlich sein können

Wann “IT-Umgehungslösungen” nützlich sein können

Ausgangssituation

Vor langer Zeit war ich massgeblich für die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Ressource Planning) verantwortlich. Wir führten SAP bei einem Logistik-Betrieb (KMU) ein, der Baumärkte Just-in-Time mit den richtigen Waren wie Zementsäcke und Gartenstühle belieferte.

Herausforderung

SAP sah je Material jeweils nur 1 Formular vor, in dem genau 1x die exakte Anzahl Material eingegeben werden sollte. Die Wirklichkeit sah bei uns im Lager so aus, dass Material aus baulichen Gründen an den verschiedensten Orten verteilt war. Das Areal war riesig und so zählten auch mehrere Teams an mehreren Orten das gleiche Material. Der von SAP vorgesehene Standard-Prozess der Inventur war also für uns ausgesprochen umständlich und auch fehleranfällig.

Lösungsweg

Anstatt das SAP-System aufwendig anzupassen, haben wir eine Datenbank mit Microsoft Access entwickelt, in welche wir alle “Material-Zählzettel” nach Teams erfasst haben. Die Datenbank hat die Mengen zusammengezählt und wir konnten leicht Stichproben durchführen, d.h. prüfen, ob die Teams auch richtig gezählt haben. Nachdem wir zufrieden waren, haben wir per ABAP/4 (die Programmiersprache von SAP) die Material-Mengen in das SAP-System überspielt. Wir haben also mit Bordmitteln einen wichtigen Prozess erfolgreich verbessern können. Diese Praxis wurde pragmatisch noch viele weitere Jahre so ausgeübt – bis das Lager baulich anders gestaltet wurde.

Inspiration

ERP-Systeme sollten schon aus Kostengründen wenn möglich immer am oder nahe am Standard gehalten werden. Überlegt euch nur, ob ihr Verbesserungen nicht auch ausserhalb des Systems machen könnt, wenn es (a) wirklich vorteilhaft ist und (b) ihr es mit den “Helfern” nicht übertreibt. Sich von Excel, Access und co. (allzu) abhängig machen, ist nämlich auch keine gute Idee sondern kann schnell zum Fluch werden. 

In dem geschilderten Beispiel überwogen die Vorteile klar die Nachteile, insbesondere weil die Datenhoheit des ERP-Systems (“Single source of truth”) nicht in Frage gestellt wurde.

1. Erfolg anstreben

Gesamtbeurteilung: Es zeigt sich eine klare Ausrichtung auf Erfolg mit einem guten Verständnis für den Sinn und Zweck der Arbeit. Das Team hat eine positive Grundhaltung und ist sich seiner Stärken bewusst.

  • Stärken: Die Identifikation mit der eigenen Rolle und die Zielorientierung sind hervorzuheben. Die Mitarbeiter verstehen, warum ihre Arbeit wichtig ist und haben ein attraktives Ziel vor Augen.
  • Verbesserungen: Es könnte hilfreich sein, die eigenen Stärken noch gezielter einzusetzen und zu fördern, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

2. Erwartungen handhaben

Gesamtbeurteilung: Das Team hat ein gutes Verständnis für die Erwartungen verschiedener Interessengruppen, insbesondere der Entscheidungsträger.

  • Stärken: Besonders positiv ist das Verständnis für die Erwartungen der Gesellschaft und der Entscheidungsträger hervorzuheben.
  • Verbesserungen: Es besteht Verbesserungsbedarf im Verständnis und in der Vorhersage zukünftiger Erwartungen sowie in der Konfliktlösung.

3. Ausgewogen planen

Gesamtbeurteilung: Das Team hat gute Ansätze für die Planung, aber es gibt Bereiche, in denen die Planung und Anpassungsfähigkeit verbessert werden könnten.

  • Stärken: Die Antworten auf die Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen sind gut durchdacht.
  • Verbesserungen: Es sollte mehr Fokus auf die Entwicklung eines Plans gelegt werden, der sowohl effektiv als auch flexibel ist und im Arbeitsalltag gut funktioniert.

4. Praktisch umsetzen

Gesamtbeurteilung: Das Team ist gut aufgestellt mit einer förderlichen Führung und Kultur. Es gibt jedoch Bereiche, insbesondere im Umgang mit Technologien, die verbessert werden müssen.

  • Stärken: Die Führung ist stark und die Teamkultur unterstützt die Zielerreichung. Das Risikomanagement ist ebenfalls sehr gut.
  • Verbesserungen: Die Nutzung von Technologien und die angemessene Dokumentation sind deutliche Schwachstellen, die angegangen werden sollten.

5. Erfolg sicherstellen

Gesamtbeurteilung: Es gibt ein solides Fundament für die Messung und Steigerung der Zufriedenheit der Interessengruppen, aber es gibt Raum für Verbesserungen, um den Erfolg langfristig zu sichern.

  • Stärken: Die Zufriedenheit der Interessengruppen wird gemessen und es gibt Bestrebungen, diese zu steigern.
  • Verbesserungen: Die Ergebnisse aus den Maßnahmen sollten genutzt werden, um die Dienstleistungen weiter zu verbessern und den Erfolg nachhaltig zu sichern.

Fazit

Das Team des Job Centers zeigt eine starke Ausrichtung auf Erfolg und ein gutes Verständnis für die Bedeutung seiner Arbeit. Es gibt eine positive Grundhaltung und eine starke Führung, die das Team unterstützt. Um die Dienstleistungen weiter zu verbessern, sollte das Team insbesondere die Nutzung von Technologien und die Dokumentation stärken. Zudem ist es wichtig, die Erwartungen der Interessengruppen kontinuierlich zu erforschen und die Anpassungsfähigkeit der Planung zu erhöhen. Durch die konsequente Weiterentwicklung in diesen Bereichen kann das Job Center seinen Erfolg langfristig sichern und ausbauen.