Wie läuft ein kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess (KVP) ab?

Wenn man den Arbeitsalltag systematisch verbessern will, ist der sogenannte “PDCA”-Zyklus sehr helfreich. PDCA steht für Plan, Do, Check, Act. Zuerst plant ihr eine Veränderung (Plan), dann führt ihr sie aus (Do). Danach überprüft ihr die Ergebnisse (Check) und passt die Maßnahmen an, um sie zu verbessern (Act). Wenn ihr ein Business Excellence Assessment macht, wird das Assessoren-Team Fragen stellen, die diese systematische Vorgehen adressieren.

Im Folgenden wird der PDCA-Zyklus am Beispiel eines Pflegefachkraft-Teams erklärt.

Plan (Planen): Eine Pflegefachkraft erkennt, dass es im täglichen Arbeitsablauf Schwierigkeiten bei der Dokumentation der Patientendaten gibt. Das Ziel wird festgelegt, eine effizientere Methode zur Dokumentation zu finden, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Zum Plan gehört also immer auch ein Ziel!

Do (Durchführen): Die Pflegefachkraft regt eine eine Verbesserung der elektronischen Dokumentationssoftware an, die es ermöglicht, die Patientendaten schneller und einfacher zu erfassen. Das Pflegeteam wird über die neuen Funktionen geschult und lernt, wie sie die Software optimal nutzen können.

Check (Überprüfen): Das Pflegeteam überprüft, ob die neue Software effektiv ist. Das Team stellt im Piloten fest, dass die Dokumentation tatsächlich schneller und genauer durchgeführt werden kann. Das Team überprüft den Nutzen auch mittels Feedback im Alltag. Das Feedback ist, dass die neue Software insgesamt gut angenommen wird, da sie schneller und effektiver als das vorherige System ist. Die Mitarbeiter haben jedoch noch Schwierigkeiten bei der Bedienung bestimmter Funktionen und es gibt noch einige Bereiche, die weiter verbessert werden können. U.a. beschreiben die aktuellen Schulungen und Schulungsmaterialien die neuen Funktionen nicht.

Act (Handeln): Basierend auf dem Feedback des Pflegeteams aus dem Arbeitsalltag werden weitere Verbesserungen vorgenommen. Der Softwarehersteller nimmt weitere gewünschte Anpassungen zur Bedienungs-Freundlichkeit vor und die IT-Abteilung stellt sicher, dass die Schulungen die neuen Funktionen angemessen berücksichtigt.

Folgende beispielhafte Dinge machen den Verbesserungsprozess viel greifbarer und zielführender:

Konkrete Ziele:

Reduktion der Zeit für die Dokumentation um 50%.
Verbesserung der Genauigkeit und Vollständigkeit der Dokumentation um 30%.

Passende Messgrößen:

Durchschnittliche Zeit für die Dokumentation pro Patient.
Prozentualer Anteil der vollständigen Dokumentationen.
Prozentualer Anteil der fehlerhaften Dokumentationen.

Geeignete Messinstrumente:

Stoppuhr zur Messung der Zeit für die Dokumentation.
Überprüfung von Stichproben der Patientendokumentationen.

Beispiele für Messergebnisse:

Die durchschnittliche Zeit für die Dokumentation pro Patient wurde von 30 Minuten auf 15 Minuten reduziert.
Der Anteil der vollständigen Dokumentationen stieg von 70% auf 90%.
Der Anteil der fehlerhaften Dokumentationen sank von 20% auf 5%.